Der KDSF gibt zum einen Leitplanken für die Forschungsinformationsverarbeitung in datenbereitstellenden Organisationen (Hochschulen und Forschungseinrichtungen) – über Empfehlungen zu den Inhalten und Definitionen zu verarbeitender Forschungsinformationen.

Zu anderen soll er Abfragen und Nutzungen dieser Forschungsinformationen harmonisieren, welche oftmals in aggregierter Form z. B. in Berichten oder Außendarstellungen, als Grundlage für Förderungsanträge oder die amtliche Statistik benötigt werden. Informations- und berichtsabfragende Organisationen – wie etwa Wissenschaftsministerien, statistische Ämter, der Wissenschaftsrat, die Gemeinsame Wissenschaftskonferenz, Förderorganisationen, aber auch Leitungen sowie die Verwaltung von Hochschulen oder außeruniversitären Forschungseinrichtungen – fragen Forschungsinformationen zu vielfältigen Anlässen ab. Dies umfasst die Berichtslegung zu Rechenschaftszwecken und weiteren Steuerungsanlässen, wie Evaluation, die Außendarstellung oder die Vernetzung über Webseiten oder Portale.

Eine Reihe von informationsbereitstellenden Organisationen setzt deshalb auf den Aufbau und Betrieb von Forschungsinformationssystemen (FIS), die es ermöglichen, die relevanten Informationen aus unterschiedlichen datenführenden Systemen an zentraler Stelle zusammenzubringen. Viele der Forschungsinformationen sind bereits in einrichtungsinternen Systemen der Personal- oder Drittmittelverwaltung enthalten, in institutionellen Repositorien oder in Datenbanken Dritter (wie z. B. Publikationsdatenbanken). Der KDSF bietet hier Leitplanken zur Frage, welche Informationen im institutionellen FIS oder in anderen Systemen hinterlegt werden sollten, um auskunftsfähig über die eigene Forschung zu sein.

Informationsabfragende Organisationen und Instanzen wiederum benötigen qualitativ hochwertige und aussagekräftige Forschungsinformationen (meist im Aggregat über die gesamte Forschungseinrichtung oder für einzelne Organisationseinheiten oder Fächer) als Grundlage für die Forschungsberichterstattung oder die Evaluation von Forschung. Neben der Frage,

• über welche Abfragen sich verschiedene Aspekte von Forschung quantitativ erfassen und beschreiben lassen, müssen informationsabfragende Einrichtungen antizipieren,
• ob und in welcher Form diese Informationen bei den informationsbereitstellenden Organisationen vorliegen.

Der KDSF als Forschungsinformationsstandard in Verbindung mit einer umfangreichen Dokumentation bestehender Berichts- und Verwendungskontexte von Forschungsinformationen als Referenzbeispiele bietet vor diesem Hintergrund eine hilfreiche Orientierung.

Seit Version 2.0 besteht der KDSF-Standard aus verschiedenen Komponenten: einem Basisdatenmodell, sogenannten Modulen sowie Referenzabfragen. Gegenwärtig liegt der KDSF als Version 2.1 vor – die Versionen des Standards sind an dieser Stelle dokumentiert.

Das Basisdatenmodell ist das komplette Nachschlagewerk zum KDSF. Es beschreibt ein Set von Basisdatenobjekten (wie z. B. Projekte, Programme, Infrastrukturen). Neben Angaben zu den jeweils zur Erhebung empfohlenen Eigenschaften, ihren Definitionen sowie Klassifikationen (z. B. zur Personalkategorie oder zur Drittmittelgeber-Kategorie) enthält das Basisdatenmodell auch Angaben zu den Verknüpfungen zwischen den Basisdatenobjekten sowie Empfehlungen für die Datenhaltung (wie z. B. die Einbeziehung von Identifikatoren).

Die Module fassen selektive Ausschnitte des Basisdatenmodells zusammen. Sie zeigen jeweils übersichtlich auf, welches ausgewählte Set an verknüpfbaren Basisdatenobjekten und Eigenschaften herangezogen wird, um zu spezifischen Aspekten (z. B. Projekte, Publikationen oder Beschäftigte) auskunftsfähig zu sein. Sie sind ein Vorschlag für Hochschulen und Forschungseinrichtungen für eine schrittweise Anwendung und Implementierung des KDSF im institutionellen Forschungsinformationsmanagement.

Die KDSF-Referenzabfragen enthalten Vorschläge für Informationsabfragen und die Berichtslegung über Forschung und Forschungsaktivitäten durch informationsabfragende Stellen oder Organisationen. Die KDSF-Referenzabfragen basieren auf dem Basisdatenmodell und den Modulen des KDSF und bilden die Kerndaten des KDSF in seiner ehemaligen Struktur (Versionen 1.0 bis 1.3) ab.

Aus diesem Grund umfasst die Dokumentation des KDSF auch eine Reihe von Abgleichen mit verschiedenen regelmäßigen, öffentlich dokumentierten Berichts- und Forschungsinformationsabfragen (sogenannten Anwendungsfällen). Die Abgleiche weisen über eine Ampelkennzeichnung aus, ob und ggf. wie sich der KDSF für die einzelnen Abfrage bzw. Indikatoren des Anwendungsfalls nutzen lässt.

Falls eine Abfrage bzw. ein Anwendungsfall die Erhebung weiterer Eigenschaften oder Verknüpfungen bei bereits bestehenden Basisdatenobjekten notwendig macht, können diese Ergänzungen fakultativ bei der Baumdarstellung der Basisdatenobjekte eingeblendet werden (sogenannter KDSF+).

Die Übersichten der Basisdaten nach Anwendungsfällen sowie die Module nach Anwendungsfällen zeigen dementsprechend auf, welche Bestandteile des KDSF-Basisdatenmodells bzw. des KDSF+ für welche Anwendungsfälle benötigt werden. Dies ermöglicht den Nutzerinnen und Nutzern des KDSF eine Relevanzeinordnung der Komponenten des KDSF-Basisdatenmodells.

Diese systematische Einordnung und Dokumentation ist ferner Grundlage für die KFiD für eine informierte und an den Informationsbedarfen orientierte Weiterentwicklung des KDSF, um seine Relevanz und das Standardisierungspotential auch über künftige Weiterentwicklungen des KDSF zu steigern.

Die Dokumentation nach Themen zeigt auf, welche Abfragen, Berichtsgrößen oder Indikatoren in den jeweiligen Anwendungsfällen bzw. den KDSF-Referenzabfragen enthalten sind und inwiefern sich das KDSF-Basisdatenmodell für die Abfragen heranziehen lässt. Damit erhalten datenabfragende Stellen oder Organisationen umfassende Vorschläge bzw. Orientierungshilfen für die Gestaltung KDSF-kompatibler Abfragen zu verschiedenen Themen.