Der Wissenschaftsrat spracht sich in seinen Empfehlungen aus dem Jahr 2016 ursprünglich für eine „Einführungsphase” von rund drei Jahren aus. „Unter Einführung wird hier der Zeitraum verstanden, in dem die Implementierung des Kerndatensatz Forschung an Forschungseinrichtungen begleitet und unterstützt wird” (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 45).

In seiner nachfolgenden Stellungnahme zur Einführung des KDSF vom Oktober 2020 konstatierte der Wissenschaftsrat unter Bezugnahme auf die Ergebnisse der Monitoring-Befragung des ehemaligen Helpdesks, dass die Implementierung des KDSF nur langsam voran gekommen ist und viele Forschungseinrichtungen erst damit begonnen haben, sich eingehender mit den Nutzungsmöglichkeiten des KDSF auseinanderzusetzen. „Vor diesem Hintergrund erachtet der Wissenschaftsrat es in den kommenden Jahren für vordringlich, eine Phase der Konsolidierung vorzusehen und zunächst für eine weitere Verbreitung und intensivere Nutzung der bestehenden Spezifikation des Kerndatensatz Forschung zu sorgen” (Stellungnahme zur Einführung des KDSF, S. 48). Zu diesem Zweck wurde die Einrichtung einer Kommission für Forschungsinformationen in Deutschland empfohlen, welche sich im Juli 2021 auf der Basis einer entsprechenden Verwaltungsvereinbarung von Bund und Ländern konstituiert hat.

Die Spezifikation für den KDSF ist ein freiwilliger Standard zur Erhebung, Vorhaltung, Verarbeitung und Aggregation sowie für den Austausch von Forschungsinformationen.

Ein Anreiz zur Vorhaltung der Kerndaten und Forschungsinformationen in dem entsprechenden Format bei den Dateneigner:innen (z.B. Universitäten, Fachhochschulen oder außeruniversitäre Forschungseinrichtungen) setzt voraus, dass die Datennutzer:innen sowie Berichtsnachfrager:innen (Zuwendungsgeber:innen, aufsichtsführende Behörden, interne Verwaltungen etc.) ihre Abfragen entsprechend auf freiwilliger Basis anpassen. Dies ist bislang zu wenig geschehen: Die Ergebnisse der Monitoring-Befragung des Helpdesks legen nahe, dass zu wenig Einrichtungen ihre Datenabfragen an den KDSF-Standard angepasst haben, was in Teilen mit der fehlenden Notwendigkeit, externe Datenabfragen und Berichtsanlässe KDSF-konform zu gestalten, begründet werden kann.

Aus diesem Grund wurde vom Wissenschaftsrat wiederholt gefordert, dass KDSF-konforme Datenabfragen zu Berichtszwecken, wie im Rahmen der Förderlinie „Exzellenzuniversitäten” der Exzellenzstrategie, sowohl auf Bundes- als auch Landesebene sowie bei weiteren datenabfragenden Institutionen, wie evaluierenden Einrichtungen, deutlich zunehmen müssten (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 36, Stellungnahme zur Einführung des KDSF, S. 52f.)

Die Kommission für Forschungsinformationen in Deutschland (KFiD) setzt sich deshalb zum Ziel, den KDSF auch bei datenabfragenden Einrichtungen besser zu etablieren, denn die Nutzung und „Konfiguration” des KDSF zur Bedienung von konkreten Informationsbedarfen und Fragen der Indikatorik obliegt den datenabfragenden Instanzen. Zu diesem Zweck wurde eine eigenständige Arbeitsgruppe „Datenabfragen im KDSF-Format” eingerichtet.

Nein, die Forschungsinformationen sollen dezentral (in den jeweiligen Forschungseinrichtungen) verarbeitet und im Kerndatensatzformat vorgehalten werden. Es wird keinen zentralen Datensatz geben.

Da der Kerndatensatz Forschung lediglich standardisiert und keine neuen Berichtspflichten schafft, sollen ausschließlich personenbezogene Daten verarbeitet werden, für die auf institutioneller Ebene Verarbeitungszwecke bestehen und deren Verarbeitung gemäß den für die Forschungseinrichtung geltenden rechtlichen Normen erlaubt ist. Definierte Verarbeitungszwecke bestehen in der Regel für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der externen Berichtslegung oder für interne Zwecke. Jede Forschungseinrichtung muss also vorab sicherstellen, dass die institutionelle Einführung des Kerndatensatz Forschung durch entsprechende Verarbeitungszwecke gedeckt ist. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz und Forschungsinformationssysteme liefern ein Hintergrundpapier der Zentralen Datenschutzstelle der Universitäten in Baden-Württemberg (ZENDAS) mit dem Titel „Datenschutz bei Forschungsinformationssystemen” und Kapitel drei des Ergebnisberichts zum abgeschlossenen Spezifikationsprojekt zum Kerndatensatz Forschung.

Es sollen lediglich Kerndaten (also Aggregatdaten und keine Basisdaten) ausgetauscht bzw. weitergegeben werden, die keinen Rückschluss auf Personen erlauben.

Mit ihrer Gründung hat die Kommission für Forschungsinformationen in Deutschland (KFiD) die Verantwortung für den KDSF sowie seine Weiterentwicklung und Pflege übernommen.

In diesem Zusammenhang befasst sich die KFiD mit einer Reihe von teils seit längerem bestehenden Weiterentwicklungsdesideraten, wie sie durch den Wissenschaftsrat und andere Akteure des Wissenschaftssystems formuliert wurden (siehe z.B. Empfehlungen zur Spezifikation des KDSF, 2016 oder Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access, 2022). Dies umfasst auch Weiterentwicklungsvorschläge aus der Community der Nutzer:innen des KDSF.

Im Sommer 2022 hat die KFiD die Erarbeitung der aktuell gültigen Version 1.3 des KDSF abgeschlossen. Die Version umfasst die Aufnahme der im Jahr 2020 im Rahmen eines entsprechenden Projekts entwickelten Forschungsfeldklassifikation in den KDSF inklusive Empfehlungen zur Implementierung der Systematik – eine von vielen Anwender:innen des KDSF als relevant erachtete und lange erwartete Ergänzung der KDSF-Spezifikation.

Derzeit beschäftigt sich die KFiD mit der zukünftigen Erweiterung des KDSF zur Adressierung der folgenden Weiterentwicklungsdesiderate:

• Abbildung und Differenzierung promovierter wissenschaftlicher Mitarbeiter:innen ohne Professur
• Ergänzung von Identifikatoren
• Abbildung von Forschungspreisen und Auszeichnungen

Im Anschluss daran will sich die KFiD mit der Abbildung u.a. der folgenden Themen im KDSF befassen:

• Transfer aus der Forschung
• Forschungsdaten
• Forschungsinfrastrukturen

Über die inhaltlichen Vorgaben der KDSF-Spezifikation und die Definitionstabelle hinaus werden seitens des Wissenschaftsrats (WR) allgemeine Empfehlungen hinsichtlich der KDSF-Implementation ausgesprochen (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 31 ff.). Zur Stärkung des institutionellen Forschungsinformationsmanagements hat die Kommission für Forschungsinformationen in Deutschland (KFiD) eine Priorität auf die Anbahnung, Begleitung und Unterstützung von Referenzimplementierungen des KDSF-Standards in unterschiedlichen Kontexten (z.B. nach Typ der Forschungseinrichtung oder FIS-Lösung) gelegt. Zu diesem Zweck wurde eine Arbeitsgruppe „Forschungsinformationsmanagement” gegründet. Sie soll – unterstützt von der Geschäftsstelle der KFiD – exemplarisch die technischen, organisatorischen und personellen (kompetenzbezogenen) Anforderungen bei der KDSF-Einführung identifizieren und in Form von Handlungsempfehlungen und Check-Listen aufbereiten.

Darüber hinaus sind implementierende Einrichtungen dazu angehalten, ihre eigene Datenerfassungs- und -verarbeitungspraxis zu prüfen und mit den Inhalten und Definitionen des KDSF abzugleichen. Dies ist ein notwendiger Schritt, um zunächst die eigene KDSF-Readiness einzuschätzen und um zu prüfen, an welchen Stellen ggf. Prozesse und Systeme zur Datenerfassung und -verarbeitung anzupassen sind und wie datenschutzrechtliche Hürden bewältigt werden können.

Für die Einführung des KDSF als Standard für die Erfassung von Forschungsinformationen wird kein Forschungsinformationssystem benötigt. Der Wissenschaftsrat regt jedoch an, die Einführung des KDSF zum Anlass zu nehmen, die Selbstauskunftsfähigkeit durch Einführung eines integrierten Informationsmanagements auf Basis geeigneter Informations- und Datenbanksysteme zu verbessern (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S.33).

Die Beratungsleistung der Geschäftsstelle der Kommission für Forschungsinformationen in Deutschland (KFiD) besteht vorrangig in Hilfestellungen bei der Interpretation der Spezifikation des KDSF sowie in der Unterstützung spezifikationskonformer Abfragen für Datennutzer:innen. Wir beraten daher inhaltlich und konzeptionell und können keine Unterstützung bei der dezentralen technischen und organisatorischen Implementierung des KDSF-Standards bei den einzelnen Institutionen anbieten. Die Implementationsverantwortung sowie die Hoheit über die Daten verbleiben grundsätzlich stets bei den Forschungseinrichtungen. Es findet keine zentrale Datenvorhaltung oder -speicherung bei der KFiD bzw. der Geschäftsstelle der KFiD statt.
Durch eine systematische, öffentlich zugängliche Dokumentation der Anfragen an die Geschäftsstelle, durch die Bereitstellung von Leitfäden und Best practices sowie durch verschiedene Vernetzungsaktivitäten im Rahmen von Workshops und Informationsveranstaltungen strebt die KFiD zusätzlich an, potenzielle Nutzer:innen bei den Überlegungen und Umsetzungsprozessen zur Einführung des KDSF bestmöglich zu unterstützen.